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議事録(案)の不思議

Posted on 12月 07, 2010 by kimi

どこの組織でも開かれ、組織に属する人間は好むと好まざるとに関わらず出席せねばならぬ会議だが、一応まともな会議なら必ず議事録ってのが作成される。中には忘れた頃に議事録の確認がやってきて自他ともに議論の内容は既に忘却の彼方などということもあったりなかったり(明言は控える)。この会議の議事録について我が社には極めて不思議な慣行がある。会議終了後に作成された議事録はまず議事録(案)として会議出席者に回覧される。そこで瑕疵が有ればしかるべく訂正され(案)の文字がとられてめでたく議事録となる。当然、議事録(案)の回覧は会議出席者に限定され、議事録になってから我々下々の者に公開され、後々の閲覧に供する為保管されるのが常道だと思うのだけれど、我が社では議事録(案)の段階で我々下々にまでメールで流される。当然そこから訂正が入るわけだが、訂正されるたびにまたその訂正案がメールで流される。ところが議事録になった時点でもはやメールで流されることは無く、どこかに、(少なくとも電子化された保管場所を私は知らない)、保管され二度と我々下々の目には入らない。中には議事録(案)をメールで流すのではなく「学内公開文書」と称するウェブサイトで公開している会議もある。もちろんアクセス制限がかかっており、学内からしか閲覧できないのはいいのだけれど、学内なら誰でも、その会議の構成員でなくても見放題である。で、これが不思議なのだが、議事録(案)から議事録になったとたんにリンクが外されてしまい、過去の議事録を再度閲覧することはできなくなってしまう。我が社の七不思議の一つである。

さあ、あと6っつ探さなきゃあ。

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